Reserva
e emissão de 50 passagens aéreas nacionais e 4 passagens aéreas
internacionais; Reservas
de Hotel (7 hotéis, 160 apartamentos reservados, 320 pessoas atendidas); Serviços
de receptivo e transfer Aeroporto/Hotel/Aeroporto (serviço oferecido para 60
pessoas); Contato
e envio de bilhetes eletrônicos, vouchers de Hotel e outros documentos para
convidados e congressistas (1400 e-mails enviados e respondidos, fora os
contatos telefônicos); Criação
e confecção de convites para Jantar de confraternização (300 convites); Criação
e confecção de tickets-refeição para os almoços (500 tickets); Criação
e confecção de cartão de boas-vindas aos convidados (150 cartões); Reservas
em Restaurantes (Jantar e almoços); Criação,
confecção e entrega de brindes aos convidados (150 unidades); Distribuição
e entrega das pastas do Congresso aos convidados (200 unidades); Disponibilização
de área exclusiva dentro do site da Brasil Dream Tour com informações sobre
hospedagem, e outros assuntos sobre o Congresso; Serviço
de monitoria no Aeroporto de Viracopos e na Rodoviária de Campinas
(treinamento e disponibilização de 10 monitores); Serviço
de monitoria durante o Congresso. ASPECTOS FAVORÁVEIS
Trabalhando junto com a ALB na organização do COLE há 10 anos, neste último congresso conseguimos aumentar bastante e carga de serviços oferecidos; recebemos muitos elogios dos convidados e congressistas atendidos por nossa agência e talvez pela familiarização com o desenvolvimento deste trabalho, tivemos mais facilidade e rapidez para resolver os pequenos imprevistos. Em muitos casos, conseguimos trabalhar com tarifas iguais ou menores do que as aplicadas há dois anos atrás, no 15º COLE. Tudo o que nos foi solicitado foi atendido em prazos mínimos.
ASPECTOS DESFAVORÁVEIS
Notamos que ainda há um certo preconceito nas pessoas que pensam que pelo simples fato de ter uma agência de viagens envolvida na organização, isto significa aumento nos preços. Este é um erro muito comum e infelizmente vimos algumas pessoas pagando tarifas mais altas nos hotéis, sem transfer ou até sem conseguir um lugar onde ficar. Poucas pessoas têm consciência do enorme trabalho e responsabilidade que assumimos ao aceitar trabalhar no COLE. Muitos também desconhecem que o trabalho mais pesado que realizamos não é cobrado; prestamos assistência, demos informações e passamos horas a fio organizando toda a logística do evento. Infelizmente, tivemos alguns problemas com congressistas (inclusive escolas e órgãos municipais) que fizeram reservas, utilizaram nosso atendimento e na última hora cancelaram tudo deixando-nos com o ônus destes cancelamentos. Ou ainda pior, solicitaram algum serviço ou alteração nas reservas, dizendo que fariam os acertos financeiros posteriormente, mas simplesmente desapareceram. Também notamos características ruins em alguns congressistas, principalmente o individualismo e a falta de respeito com nosso trabalho e com nossos monitores; durante o congresso, todas as solicitações eram atendidas prontamente, dentro das possibilidades. Algumas destas solicitações implicavam a alteração de recibos e/ou reservas ou alguma outra tarefa mais burocrática, então explicávamos tudo isso ao congressista, propondo uma solução com o máximo de urgência possível. Houve alguns poucos casos em que tivemos que testemunhar as demonstrações mais descabidas de falta de educação e respeito, por estas pessoas exigiam ser atendidas imediatamente, não aceitando qualquer tipo de argumento. Este tipo de reação nos deixou perplexos - afinal de contas, estamos prestando serviços a um percentual muito reduzido da população, que tem acesso aos meios de comunicação e educação, universitários ou profissionais já formados há anos, que não poderiam agir com tanto desrespeito. Mas felizmente, em tantos atendimentos, estes problemas foram em número muito pequeno.
CONCLUSÃO
Sempre é possível melhorar e a constância e experiência nos permitem aprender mais e prestar atenção em todos os pequenos detalhes que sempre fazem do COLE um enorme sucesso.
